New Work: Wenn der Arbeiter sagt, wo‘s lang geht

Seit dem vergangenen Frühjahr ist der Arbeitsbereich Bauhof des Amtes für Technik, Umwelt, Grün (TUG) in die Selbst-Organisation überführt worden. „Der Erfolg zeigt: Was sonst nur in Agenturen oder Startup-Unternehmen funktioniert, kann auch in einer Verwaltung funktionieren – auch der öffentliche Dienst kann New Work“, betont Oberbürgermeister Thomas Sprißler. „Wie uns Experten bestätigen ist uns damit etwas bundeweit einmaliges gelungen“, freut sich der Rathauschef über die Pionierleistung.

Aus einem Chef werden acht

Das 13-köpfige Bauhofteam hat seither nicht einen Chef, sondern acht, und die kommen aus den eigenen Reihen. Rund die Hälfte der Mitarbeiter, die alle unterschiedliche handwerkliche Ausbildungen und Spezialkenntnisse mitbringen, übernimmt Führungsaufgaben von der Arbeitsplanung über die Kundenberatung bis zur Personalauswahl. So bespricht nun der Malermeister direkt mit dem Ordnungsamt, wie bestimmte Straßenmarkierungen gemacht werden sollen. Und bei großen Veranstaltungen wie den Sommerfarben, der Herbstschau oder dem Weihnachtsmarkt ist der Profi für den Aufbau schon beim Vorgespräch mit den Veranstaltern dabei. Verantwortung und Einsatzbereitschaft, Effizienz und Schnelligkeit wachsen durch die Selbstorganisation der Arbeit, so das Fazit der Stadt Herrenberg nach rund einem Dreivierteljahr. Die Zahlen belegen diesen Eindruck: rund 100 Aufträge mehr als im vergleichbaren Zeitraum vor Einführung des New-Work-Ansatzes hat die Abteilung abgewickelt. Das entspricht einer Umsatzsteigerung von rund 35.000 Euro und sorgt für mehr zufriedene Bauhof-Kunden in den Reihen der Verwaltung, der Vereine und der Bürgerschaft.

Baustein für eine zukunftsfähige Verwaltung

„Wir haben uns auf die Fahnen geschrieben, die Zukunftsfähigkeit der Stadtverwaltung auszubauen und dabei die Unterstützung von Prof. Dr. Claudia Schneider von der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen in Ludwigsburg genutzt“ erläutert Hauptamtsleiter Tom Michael den Anstoß für diese Veränderung. Das Gesamtkonzept „Zukunftsfähiges Herrenberg“ läuft seit 2017 und umfasst die gesamte Stadtverwaltung. Eine Mitarbeiterbefragung, die ihm Rahmen dieses Prozesses und für alle Ämter durchgeführt wurde, brachte für das Amt für Technik, Umwelt, Grün ein eindeutiges Ergebnis: „Ein größerer Teil der Mitarbeiter war mit der aktuellen Situation unzufrieden“, fasst Amtsleiter Stefan Kraus das recht ernüchternde Votum seiner Bauhof-Truppe zusammen. Seine Mitarbeiter erhofften sich mehr Entwicklungsmöglichkeiten, und das sowohl in monetärer, wie auch in persönlicher und fachlicher Hinsicht. „An sich waren diese Wünsche nicht neu“, sagt Stefan Kraus. „Die Befragung hat sie nur nach oben gespült und wir haben ihnen auch endlich Raum gegeben. So entwickelten sich effektive, effiziente und auch digitale Prozesse und Abläufe mit dem wunderbaren Nebeneffekt, dass die tollen Ideen und das fachliche Können der Mitarbeiter viel besser genutzt und gefördert werden können.“

Handeln nach eigenen Regeln

Der Entschluss, das Bauhof-Team in die Selbstorganisation zu überführen, fiel im Frühjahr 2018. Doch mit diesem Grundsatzbeschluss alleine war es längst nicht getan. Schon deshalb nicht, weil der TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) ein recht starres Korsett vorgibt und es gerade für Mitarbeiter der unteren Lohngruppen nur sehr begrenzte Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung gibt. Die Implementierung des „New Work“-Ansatzes war deshalb kein Selbstläufer. Zu den Erfolgsfaktoren gehört die Förderung im Förderprogramm „Digital@hbg“ des Ministeriums für Inneres, Digitalisierung und Migration Baden-Württemberg. Einer der drei Bausteine von „Digital@hbg“ war die Einführung der Selbst-Organisation in einer Verwaltungsstruktur. Das Förderprogramm des Landes ermöglichte der Stadt eine Forschungskooperation mit der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen in Ludwigsburg. Von Prof. Dr. Claudia Schneider und ihrem Team wissenschaftlich begleitet und moralisch unterstützt, definierte die 13-köpfige „Selbst-Orga“-Truppe des Amts für Technik, Umwelt, Grün ihre eigenen Regeln bezüglich Leistungsbewertung, Personalauswahl, Urlaub, Krankheit und Überstunden, um nur einen kleinen Teil der vielen Aufgaben zu nennen. Die Mitarbeiter mussten in Führungs- und Verwaltungsaufgaben geschult werden, was bedeutete, dass neben Oberbürgermeister, Dezernenten und Amtsleitern fortan auch „Bauhofler“ zu den Lehrgangsteilnehmern zählten. Interne Prozesse und Abläufe mussten überdacht, geändert und, wo möglich, digitalisiert werden. Bei all dem gab es keinerlei Blaupausen, auf die man hätte zurückgreifen können und ganz nebenbei durfte das Tagesgeschäft nicht vernachlässigt werden.

Der Weg zur Selbstorganisation

Möglich wurde die „Selbst-Orga“ durch die Nicht-Besetzung einer frei gewordenen Meisterstelle. Die Aufgaben werden im Team und in Eigenverantwortung erledigt, im Wechsel schlüpfen die Mitarbeiter in die Rolle des selbst installierten „Vier-Wochen-Mannes“, der in dieser Zeit der zentrale Ansprechpartner ist. Das gilt sowohl für die interne, wie auch für die externe Kommunikation. Wer keine Führungsaufgaben übernehmen wollte, hat sich dennoch schriftlich dazu bereit erklärt, in der Selbst-Organisation zu arbeiten und somit Aufträge von einem Kollegen anzunehmen. „Dass wir die Selbst-Orga überhaupt auf den Weg bringen konnten, haben wir vielen Akteuren und ganz entscheidend dem Mut unserer Verwaltungsspitze mit Oberbürgermeister Thomas Sprißler, Erstem Bürgermeister Tobias Meigel, dem Hauptamt und dem Personalrat zu verdanken“, betont Stefan Kraus. Natürlich sei die Entwicklung des Bauhofs hin zum selbstorganisierten Arbeiten nicht völlig geräuschlos über die Bühne gegangen, gibt der Amtsleiter offen zu. „Doch das Selbst-Orga-Team hat es immer wieder geschafft, Probleme und Differenzen anzusprechen und auszuräumen. Gemeinsam und dank der tollen Unterstützung durch Frau Prof. Dr. Claudia Schneider und das gesamte Projektteam der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg.“

 Zum Jahreswechsel 2019 wurde die Selbst-Orga in die Eigenständigkeit „entlassen“, was nicht bedeutet, dass sie im Status Quo verharren darf. Der (Arbeits)Alltag wird die Gruppe immer wieder vor Herausforderungen stellen, die es notwendig machen, dass neue Regelungen gefunden oder bereits bestehende Vereinbarungen optimiert werden müssen. „Doch das bisher Erreichte überzeugt und deshalb prüfen wir im Herbst, ob der „New-Work“-Ansatz nicht auch auf weitere Abteilungen unseres Amtes ausgeweitet werden kann“, wirft Stefan Kraus einen Blick in die Zukunft. Die Hochschule Ludwigsburg wird auch diese Überprüfung wissenschaftlich begleiten.

Pressemitteilung der Stadt Herrenberg / 11.02.2019

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