Projekt zum Thema Wissensmanagement

Im Rahmen des Masterstudiengangs Public Management beschäftigten sich die Studierenden Melanie Bihlmaier, Mirella Ehrenberger, Timo Nießner, Franziska Schott und Rebecca Waldenmeier unter Betreuung von Professorin Dr. Birgit Schenk mit dem Projekt „Wissensmanagement bei Bundes- und Landtagswahlen“. Sie entwickelten für die Stadt Schwäbisch Gmünd ein Wissensmanagement-Tool mithilfe von Excel, in dem das gesamte Wissen, das in dem Prozess steckt, festgehalten wurde. Damit können sich neue Stelleninhaber*innen schnell in den Prozess einfinden. Das Instrument bildet bis ins Detail alle Schritte ab, die im Rahmen von lokalen, regionalen, Landes- und Bundeswahlen unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und Fristen zu erledigen sind. Da Wahlen sich regelmäßig wiederholen, aber auch regelmäßig die dafür Zuständigen wechseln, ist das Instrument zum Wissenstransfer die beste Grundlage ressourcensparend Wahlen durchzuführen. Das Tool wurde so gestaltet, dass es in der Praxis einfach anzuwenden und von der Kommune jederzeit selbstständig angepasst werden kann.

Das Beispiel zeigt, dass es für eine gute Lösung nicht immer einer teure Softwarelösung benötigt, sondern dass es vielmehr darum geht, den Prozess zu verstehen und aufzuzeichnen. Wichtig ist dabei vor allem, dass die Führungskräfte die Mitarbeitenden motivieren und sie aktiv einbeziehen.

Dass von diesem Prozess alle Kommunen betroffen sind und daher alle von dem entwickelten Instrument profitieren könnten, hat sich auch beim Kongress Baden-Württemberg 4.0 gezeigt, bei dem die Studierenden das Produkt präsentierten und die kommunalen Vertreter*innen ermutigten, systematisches Wissensmanagement zu betreiben und dabei auch die Digitalisierung zu nutzen.

Die Resonanz der Zuhörenden war einstimmig: Ein solches Instrument wäre in den Kommunen hoch willkommen. Denn alle waren sich einig: In baden-württembergischen Kommunen wird bei einem Wechsel der Zuständigen für Wahlen „das Rad“ immer neu erfunden.